Должностные инструкции должны работать

Подбор персонала в торговых компаниях и вообще в отдел продаж, особенно в отраслях FMCG является очень затратными процессом, поскольку протекает постоянно. При этом текучка персонала для компании является затратной статьей, поскольку время и деньги, затраченные на его отбор и обучение, не являются конечной платой. Когда новые люди работают с вашими клиентами, волей неволей они допускают много ошибок, а каждая ошибка при работе с клиентом, стоит компании денег. И чем чаще у вас меняются люди, тем дороже это вам обходится. Почти все отделы продаж нуждаются в людях, происходит это по нескольким причинам:

· Руководство редко бывает довольно продажами.

· Большая текучка в службе сбыта.

· Малое количество профессионалов в продажах, поэтому берутся любые люди.

Для того чтобы максимально снизить потери при подборе персонала и не тратить деньги на поиск и стажировку его, необходимо четко понимать, что эти люди будут делать и какими они должны обладать качествами, для того чтобы иметь возможность выполнять свои функции.

Для этого нужно сделать некоторый объем предварительной работы.

Должностные инструкции

Часто люди не придают значения этой работе, или не делают ее вовсе, либо просто переписывают инструкции других компаний, похожего профиля, а иногда даже другого. Это как отсроченный вывих, сейчас вроде сделали все как у других, не придерешься, а потом раз и рука не работает.

Сначала нужно понять, что и как будет делать каждый конкретный торговый представитель. За что отвечает он, за что отвечает его начальник. Потому от составления должностных инструкций зависит очень много, можно сказать, что, прописывая эти инструкции, вы создаете отчасти судьбу своего отдела.

Закладываете фундамент всего строения. Потому что потом именно должностная инструкция поможет вам определить выполняет ли торговый представитель свою работу или нет. И то ли он делает, что нужно. А перед этим она поможет вам определиться, чего вы хотите от него, выполнения каких обязанностей. Исходя уже из этого, вы определяете те параметры, по которым вы будете отбирать людей, для дальнейшей работы. Она поможет вам и для направления работы сотрудников в нужное русло, ведь составлять вы ее будете исходя из тех установок, и тех стратегических целей, что вы ставите перед собой и своим отделом. С ее помощью вы будете учить сотрудников, а для наиболее инертных, она будет прямым указанием, на то какими качествами он должен обладать.

Именно поэтому нужно составлять инструкции на всех: торговых представителей, супервайзеров.

Инструкции создаются индивидуально для каждой компании, более того исходя из целей того этапа, на котором находиться компания, с учетом ее целей на предстоящий период.

Правила составления должностных инструкций

Должностные инструкции существуют: для ответа на вопросы:

Что делать? и Кто виноват?

Главные достоинства любого нормативного документа - краткость и ясность, неясный или двусмысленный и противоречивый документ, не будет исполняться, и ни для кого не будет являться инструкцией.

Пользоваться длинным документом неудобно - в нем легко пропустить что-нибудь важное, и трудное понять, что именно в этом документе важное. Соответственно, наличие таких документов не помогает в работе никому, ни руководству, ни подчиненному. Толку от мертвого документа нет. Тем не менее, почти 90 % должностных инструкций являются неработающими документами.

Для того чтобы, не повторить чужих ошибок и не потерять деньги следует придерживаться следующих правил:

· Хорошая инструкция должна быть короткой.

· Должностная инструкция это не статичный документ, он периодически должен корректироваться.

· единственное предназначение нормативного документа - ответить на вопрос исполнителя "Что делать?" перед началом работ и на вопрос руководителя "Кто виноват?" в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным.

· должностная инструкция должна объяснять подчиненному, что от него требуется.

· должностная инструкция не является мотивирующим фактором.

· Должностная инструкция не должна содержать различных бессмысленных, но красивых оборотов. Должностная инструкция - это не литературное письмо, поэтому она должна содержать только прямые указание на выполняемые операции.

· Вы пишете инструкции не для маленьких детей, а для специалистов.

· Помните о том, что выпишете инструкции для конкретных людей. Представьте себе человека, который будет работать на этой должности, это сократит длину документа.

Содержание документа:

Раздел 1 "Общие положения". "Заключительные положения"

Содержание этого раздела определяется особенностями конкретной организации. Это раздел составляется юристом и кадровиком. Он описывает и декларирует положения свойственные для вашей компании. Важно, чтобы этот раздел был одинаковым во всех корпоративных документах. В противном случае значение приобретут не сами формулировки, а различия в них.

Раздел 2 "Цели и задачи".

"Цели и задачи" должен определить руководитель лично. В этом разделе, руководитель определяет, зачем ему нужен этот сотрудник и что от него будет требоваться.

Этот раздел является показательным, на него будут ориентироваться и сотрудник при выполнении своих функций и руководитель при оценке работы сотрудника. Поэтому в этом пункте не должно быть таких целей как всеобщее братство и ликование.

Цели:

Цели должны быть одного масштаба.

Цели могут быть декларативными и указывать направление движения.

Избегайте указания второстепенных и побочных целей.

Избегайте несвязанных или противоположных целей.

Задачи

Задачи должны быть выполняемыми, не нужно ставить нереальные задачи, это удел целей.

Задачи должны соответствовать целям.

Задачи и результат их выполнения должны быть легко измеряемы.

Формулируя задачу, вы формулируете форму отчетности.

Раздел 3 "Функции"

Задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи.

Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: "выполнено или нет", можно было ответить односложно.

Функции должны соответствовать задачам.

Методика проверки правильности раздела функции.

Распишите рабочий процесс на бумаге подробно, с указанием всех участников, их действий и функций. Распределите согласно инструкции все их действия. Если чего-то не хватает или кто-то лишний, документ нужно дорабатывать.

Регламент принятия решений

Должностная инструкция должна давать ответ на действия в сложной или критической ситуации. Руководитель может заложить туда два варианта:

• сотрудник принимает решение сам
• докладывает руководству.

Важно обеспечить целостность регламента операции.

Эта часть инструкции должна содержать блок-схему всего процесса. С подробными пояснениями.

Стилистика инструкции.

Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и туже конструкцию предложения.

Стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла.

Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного.

Система нормативных документов - это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций. Персональные должностные инструкции, по существу, представляют собой один из разделов положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки.