Денис Шрамко, руководитель группы торговых представителей, ГК "Север", ООО "Северная Лоза"

Регламент времени торгового представителя - каким он должен быть? Этот вопрос задают себе не только торговые представители, но и начальники отделов продаж. Оговорюсь сразу, кого именно в статье я вкладываю в это понятие - «торговый представитель»: это люди, определенно добившиеся положительных результатов в области продаж, определившиеся с целями, достижения которых сопряжены с искусством продаж. Для них это профессия, и не на один год. Это продавцы, добивающиеся своего успеха старым проверенным способом - они очень много работают. Работа с девяти до шести не для них. Ведь не зря бытует мнение, что продажи это самая высокооплачиваемая из тяжелых работ и самая низкооплачиваемая из легких. Такие торговые агенты понимают, что их профессия главная в мире. На них держится вся современная экономика, система страхования, любые услуги и т. д. Без них понятие «рыночные отношения» отсутствует. Данным людям больше подходит определение «менеджер по продажам». Это не просто продавцы, они уже управляют:

• своим временем;
• клиентами;
• контролируют ситуацию на территории;
• прогнозируют и планируют свои продажи;
• выполняют и стремятся перевыполнить план.

Согласитесь, в каждом отделе продаж такие люди есть, и их количество колеблется в пределах 15-25% от общего числа торговых агентов. И ни для кого не секрет, что до 80% объема продаж выполняют именно они.

Для начала рассмотрим фото рабочего дня торгового агента в области ТНП.

• Прибытие в офис - 8:30 (9:00). Дорога от дома до офиса при этом составляет в среднем 1 час.
• Время, проведенное в офисе, - 8:30-10:30 (2 часа). Обычно тратится: на сдачу заказов, собранных денежных средств; получение доверенностей; отчет по документации; решение вопросов с бухгалтерией и службой логистики (данные вопросы обычно рождаются именно с приходом в офис). Как не парадоксально, но проблемы сами собой в офисе могут возникать ежедневно.
• Дорога из офиса до территории в условиях московской транспортно-пропускной способности - 10:30-12:00 (1,5 часа, но чаще это еще больше, особенно для представителей работающих в московской области).
• Непосредственно работа с клиентом - 12:00 - 17:00. Рады бы и дольше, только 80% современных московских директоров и менеджеров по закупкам готовы продуктивно работать лишь до 17:00, и это без учета перерывов на обед (не менее 30 минут). В результате нехитрых вычислений видно, что на общение остается в лучшем случае 4,5 часа. При этом в данный временной интервал на долю клиента приходится максимальное количество контактов с коммивояжерами, что естественно повышает уровень дискомфорта в общении, отчего эффективность только снижается.

При этом ни для кого не секрет, что наиболее продуктивным временем для работы, особенно связанной с процессом коммуникации, считается первая половина дня.

Как же более продуктивно использовать драгоценное время с 9:00 до 13:00, и нужно ли увеличивать время работы с клиентами до 8,5 часов? Свое видение на эти актуальные вопросы я попытаюсь изложить ниже.

Для внесения максимальной практической составляющей в данную статью предложу модель управления временем торгового представителя. Начну построение рабочей недели нестандартно - с пятницы. Что бы вы ни говорили, но начинать все менять нужно именно с этого дня. Согласитесь, что любая деятельность в области продаж связана с планированием, так откуда выкроить для этого время? Вторая половина дня в пятницу подходит как нельзя кстати. Так уж повелось, что в данное время происходит снижение деловой активности, когда покупатель недостижим, особенно в условиях мегаполиса. Можно поблагодарить наших директоров магазинов и товароведов, что предоставляют нам такой день. Не будем лукавить и согласимся, что дома, в субботу и воскресенье, нам такая возможность, скорее всего, не представится. Да и если мы плодотворно проработали всю неделю, то имеем полное право на полноценный отдых и свою семью. Так вот вам, господа начальники отделов продаж и руководители департаментов, необходимо внушить каждому торговому агенту понимание того, что это необходимо прежде всего ему, каким бы «крутым» продавцом он ни был. Недостаточно просто знать все запланированные дела на каждый день, неделю, месяц, вам необходимо постоянно все оптимизировать в целом. Важно не просто планировать свое время, особенно необходимо планировать его хорошо.

Эффективное управление своим временем, а не исполнение роли раба обстоятельств - это искусство, а вовсе не дело случая. Но вернемся именно к распределению времени.

16:00. Пятница. Это время и день я считаю оптимальными именно для посещения офиса и планирования как минимум на всю следующую неделю. Не стройте иллюзий, в это время на территории делать уже нечего.

Офис. Какие вопросы решаем?

1. Работа с документами (бухгалтерия, логистика, координатор):

- получение доверенностей на следующую неделю;

- получение необходимых отчетов;

- сдача денежных средств;

- получение данных по доставке;

- получение данных по остаткам и появлению нового ассортимента

- и т. п.

2. Разбор полетов за неделю всего отдела и индивидуально каждого (с руководителем отдела продаж, супервайзером):

- общее собрание;

- отчет по сработавшим и новым клиентам;

- отчет по отгрузке;

- отчет по дебиторской задолженности;

- анализ всего выполненного

- и т. п.

3. Планирование работы до конца недели и месяца (самостоятельно + с руководителем отдела продаж, супервайзером):

- составление и корректировка планов исходя из степени выполненного (определение причины отставания от плана и поиск решения по ее устранению);

- внесение корректив в графике ежедневных маршрутов.

Последняя пятница месяца - составление плана на следующий месяц, квартал.

Все последующие рабочие дни работа на территории осуществляется с 9:30 максимум.

На начальном этапе формой отчетности могут являться чеки от первого клиента, отчет о которых происходит в пятницу. Возможные проблемы со сдачей денежных средств могут быть решены с помощью супервайзеров, которые все равно будут общаться с вами на территории. Посещение офиса для них может осуществляться и ежедневно.

Таким образом, я предлагаю ввести график свободных посещений офиса с одним обязательным в пятницу.

Рассмотрим основные последствия данного нововведения в виде таблицы.

Возможности и перспективы	Опасности и угрозы
Увеличение полезного времени нахождения на территории. Сильная мотивация для торговых представителей. Конкурентное преимущество по отношению к другим торговым агентам. Увеличение объемов продаж и клиентской базы у торговых представителей. Увеличение престижа работы в компании. Возможность более гибкого и эффективного подхода к клиентам.	Уменьшение контроля со стороны руководства. Уменьшение обратной связи: «торговый представитель - руководитель» и «торговый представитель - офис».

Рассмотрим более детально некоторые возможности, опасности и угрозы.

Сильная мотивация для торговых представителей. При использовании данного временного регламента торговые представители понимают, что за счет увеличения полезного времени общения с клиентом на 4 часа объемы продаж и зарплата могут вырасти пропорционально. Людям, приближающимся по уровню профессионализма к вышеуказанному определению торгового представителя, предоставление возможности свободного посещения будет являться эффективной мотивацией к работе.

Увеличение престижа работы в компании. Круг общения у профессиональных «продажников» соответствует их уровню. Через ваших сотрудников к вам в компанию потянутся настоящие профессионалы, зная, что лишь у вас смогут реализовать свой потенциал.

Уменьшение контроля со стороны руководства. Для данного уровня сотрудников, как показывает мой немалый опыт в продажах, проблема контроля как таковая не актуальна.

Не у всех сотрудников есть грамотный руководитель, но в любом отделе продаж есть «звезды». И так будет всегда.

Уменьшение обратной связи должно компенсироваться за счет грамотной координации сотрудников офиса и отдела продаж. Наиболее результативным в данном случае является применение IT-технологий. В некоторых компаниях, и не только столичных, данные новшества уже доказали свою эффективность. Поверьте, это того стоит. Но это уже отдельная тема.

Есть одна прописная истина: «Каждую минуту своего времени вы должны использовать наиболее продуктивным образом».

Что в этом случае является продуктивным именно для вас? Советую задуматься над этим вопросом.

Продуктивно ли ваше ежедневное времяпровождение в офисе? Скорее всего, нет.

Продуктивно ли встречаться или болтать по телефону в течение рабочего дня со своими знакомыми, не имея та то веских причин? Нет.

Данный список можно продолжать долго.

Начните использовать каждую минуту своего времени максимально продуктивным способом, и вы будете больше зарабатывать и станете более интересным и счастливым человеком. Но это не означает, что вы должны заботиться лишь о росте своего дохода.

Поверьте, чаще более продуктивно - провести время со своими родными и близкими. Без хорошего отдыха невозможно поддержание эффективного ритма работы вашего мозга и тела.

В заключение хочу сказать, что компании, в которых мне довелось каким-либо образом участвовать, при построении отделов продаж с успехом внедрили систему свободных посещений для основного состава торговых представителей. И поверьте, в сочетании с современными технологическими решениями это дает действительно видимый положительный результат. Надеюсь, моя статья поможет вам в принятии грамотных решений. С удовольствием более детально отвечу на все ваши вопросы.