Складские хозяйства: ИТ не в силах победить наш "авось"?

В отличие от западных компаний, российские организации традиционно уделяют весьма поверхностное внимание оптимизации складских хозяйств, делая акцент только на автоматизации учета. Даже в случае внедрения «тяжелых» ИТ-систем многие из тех функций, которые призваны улучшить складскую логистику, отечественными предприятиями не используются.

Логистика как жертва экономии

Бизнес-аналитики, начинающие работу по оптимизации бизнес-процессов (БП) на предприятии, при отсутствии четких директив со стороны руководства, зачастую начинают свою деятельность со складских хозяйств. Этому можно назвать две причины. Во-первых, деятельность складских подразделений на российских предприятиях традиционно обладает значительным потенциалом к увеличению эффективности работы.

Во-вторых, считается (может быть, не всегда оправданно), что количество сложных человеческих взаимосвязей между сотрудниками предприятия в этом сегменте меньше, нежели на других участках. А «человеческий фактор» - это то, с чем аналитикам при изменении БП неизменно придется иметь дело, но они предпочитают, чтобы это произошло «чем позже, тем лучше».

На Западе более половины инвестиций, предназначенных для складской автоматизации, направляются на разработку или приобретение ПО (данный факт подтверждают, например, исследования Venture Development Corporation). Для российских же предприятий характерно другое соотношение, когда большая часть средств расходуется на «железо» - каналы связи, компьютеры и т.д.

Как результат, работники складских хозяйств зачастую используют не специализированные решения, а недорогие программы с весьма средней функциональностью. Это могут быть либо разработки собственного ИТ-отдела, либо соответствующие модули отечественных КИС. А для многих распространенных российских ERP-систем характерно представление для склада лишь «складского учета», а не «складской логистики».

Неудивительно, что на отечественном ИТ-рынке одними из наиболее востребованных модулей дорогих западных систем класса Oracle E-Business Suite или SAP R/3 являются логистические. Более того, на фоне общей печальной статистики неудачных внедрений, использование именно этих модулей оказывается обычно наиболее продуктивным.

Подходы к оптимизации

«Оптимизация бизнес-процессов» - понятие очень широкое. В рамках данной статьи оно будет сужено до области, касающейся используемых на складе ИС. Рассмотрим случай, когда описание БП «как есть» показывает, что используются учетные, а не логистические программы. Нужно учитывать, что такая ситуация может иметь место, несмотря на громкое название используемого ПО (с использованием термина «логистика») или на заверения сотрудников ИТ-отдела и складского хозяйства, что «склад у нас полностью автоматизирован и больше ничего не требуется».

Распознать учетную программу достаточно просто. В ней хорошо организована работа с «бумажной частью» - приходными и расходными ордерами, документами на перемещение ТМЦ, как правило, существует взаимосвязь складских и бухгалтерских документов. В то же время, решение таких задач, как оптимальное размещение товаров на складе или уменьшение времени на проведение операций, осуществляется вне рамок рассматриваемого ПО.

Этапы, предшествующие описанию БП «как должно быть»

В подобной ситуации оптимизацию БП целесообразно развивать в плане появления у используемого ПО новых функций, нежели сосредотачивать усилия на совершенствовании уже существующих, как правило, достаточно отлаженных. При этом бизнес-аналитику, исходя из описания БП «как есть», необходимо сузить перечень всех возможных доработок до тех, потребность в которых наиболее актуальна и экономическая выгода от которых превысит затраты на их создание. С определением потенциальных областей автоматизации при хоть сколько-нибудь подробно проведенном описании БП «как есть», проблем, как правило, не возникает.

Пример описания БП «как есть» с выделением потенциальных областей автоматизации

Сложнее дело обстоит с оценкой экономического эффекта от возможной автоматизации. Теоретически автоматизировать можно все, что угодно, однако далеко не всегда это бывает целесообразно. Для рассматриваемого примера описания БП, бизнес-аналитику необходимо провести дополнительное исследование, обязательно с количественными показателями - сколько трудозатрат отнимает у кладовщика «экспертное» определение места хранения (с учетом температурного режима, влажности, частоты обращения к товару и других факторов), насколько часто происходят ошибки из-за человеческого фактора и к каким затратам они приводят.

После этого нужно оценить примерные затраты на автоматизацию, с учетом различных вариантов - создание собственных разработок ИТ-отделом предприятия, закупка сторонних решений и т.д. И только после того, как проделаны все эти шаги и принято принципиальное решение, что автоматизация в данном случае необходима и экономически оправдана, можно приступать к описанию БП «как должно быть».

Сила привычки

Подходы к оптимизации БП в том случае, когда на складах используются логистические модули крупных ERP-систем или специализированные WMS (Warehouse Management System) программы, должны быть несколько иными. Сегодняшняя российская практика такова, что не часто функциональность вышеупомянутого ПО используется на предприятиях на 100%.

Этапы, предшествующие описанию БП «как должно быть» для случая крупных ERP\WMS систем

Неполнота использования может быть вызвана различными причинами: не совсем удачно проведенными проектами внедрения; сложностью настроек; элементарным незнанием персоналом компании всех доступных функций, количество которых в крупных системах огромно. В этом случае бизнес-аналитику для того, чтобы намечать пути оптимизации БП, необходимо достаточно хорошо изучить все возможности, предоставляемые ERP\WMS системой.

Пример описания БП с пометками о неиспользуемых возможностях ERP-системы

Из тех возможностей логистических программ, которые довольно часто не используются на российских предприятиях, можно назвать следующие:

• Различного рода оптимизирующие функции (потоков входящих и исходящих грузов, минимизация перемещения внутри склада и т.п.). Видимо, это происходит в силу привычки к традиционным методов работы, либо недостаточной квалификации персонала. В результате закупленные дорогие логистические программы порой используются практически как учетные.
• Поддержка оборудования обработки штрихкодов. Хотя применение технологий штрихкодирования целесообразно не всегда, нужно учитывать, что они позволяют предприятию исключить человеческий фактор при обработке бумажной документации, резко снизить количество ошибок и в десятки раз повысить скорость ввода и обработки информации. В настоящее же время эти технологии зачастую не используются не в силу неблагоприятных для них экономических расчетов, а просто из-за установки менеджеров на «сложившиеся» методы работы.
• Управление прискладской территорией. Добиться оптимальной работы склада невозможно, рассматривая его как изолированный объект. Поэтому логистические системы могут помогать планировать число точек разгрузки около склада, определять зоны погрузо-разгрузочных работ, расположения ворот и т.п.. Эти функции в отечественных условиях используются нечасто.

Изучать потенциальные возможности систем нужно как на основании доступной документации, так и опыта работы программ на схожих предприятиях. С одной стороны, можно считать, что это несколько выходит за рамки компетенции аналитика, и такую работу должны выполнять скорее сотрудники ИТ-отдела. К сожалению, российская действительность показывает, что зачастую «ИТ-шники» имеют дело лишь с уже отлаженной функциональностью и не имеют стимулов для инициации изменения БП.

Андрей Матаренко / CNews

Адрес статьи: http://www.cnews.ru/newcom/index.shtml?2005/05/13/177999