Клуб выпускников МГУ: CompanyMedia: рынку показали интерфейс СЭД

Больше года назад в "Интертрасте" начали работу над четвертой версией системы электронного документооборота CompanyMedia. В нее должны были войти многие новаторские решения, позволяющие справиться с интенсивным ростом объема обрабатываемых документов и информации. В ходе разработки возникла мысль, что данный проект заслуживает внимания всех участников рынка, а пути решения поставленных задач необходимо представлять заказчикам, у которых есть собственное мнение и собственные требования к СЭД.

Два шага вперед

Открывая круглый стол, генеральный директор "Интретраст"Андрей Линевобозначил стратегическую цель разработки. Это - выведение системы на новый уровень путем коренной трансформации всей архитектуры, от платформы до интерфейса.

Андрей Линев, генеральный директор "Интертраст", анонсировал сразу две будущие версии СЭД CompanyMedia

Интересно, что Андрей Линев анонсировал сразу две будущие версии системы. Разработка СЭД CompanyMedia4 должна завершиться в первом квартале будущего года, и в ней уже будут использованы принципиально новые технологические подходы. В первую очередь, за счет перевода части бизнес-логики на Java она станет кроссплатформенной: сможет работать не только на своей традиционной базе IBM Lotus Domino/Notes, но и на платформах OpenText и IBM FileNet.Также в ней заявлена интеграция с сервером мгновенных сообщений для работы с популярными IM-клиентами.

Выход CompanyMedia 5 запланирован на 2013 год. В ее состав включат новый сервер бизнес-приложений (на JBoss, IBM WebSphere или Tomcat), блок бизнес-логики с поддержкой стандарта BPMN 2.0,шлюз для корпоративного и межведомственного ЭДО, коннекторы для подключения к различным платформам, включая MS Sharepoint, Apache Coach DB, системы с поддержкой CMIS.

Кризис рынка

Подробно о задачах, которые решает компания в новых версиях системы, рассказал заместитель генерального директора Вадим Ипатов. По его мнению, на рынке электронного документооборота царит "глубокий и серьезный кризис".

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора, уверен, что на рынке электронного документооборота царит "глубокий и серьезный кризис"

Развитие информационных систем ограничивается естественными барьерами: непрерывно растущий вал документов буквально захлестывает информационные системы, усложняя "находимость" информации и требуя для своего обслуживания все новых и новых вычислительных мощностей. Релевантность результатов поиска падает, следовательно, падает эффективность использования системы.

Тенденции рынка СЭД на взгляд Gartner

Контекстноориентированные приложения
Мобильный прицел приложений и интерфейсов
Аналитика следующего поколения
"Большие данные": объем, сложность форматов и скорость доставки превышают возможности традиционных технологий управления данными
Облачные сервисы
"Консьюмеризация": расчет на широкий круг пользователей
Безопасность и конфиденциальность

Вадим Ипатов процитировал президента AIIM Джона Манчини, определившего четыре группы факторов, которые будут влиять на системы управления контентом в ближайшие 5 лет. Во-первых, "цифровые свалки" становятся все более трудно управляемыми, делая проблему контроля и доступа одной из важнейших. Во-вторых, по мере усложнения систем усложняются и способы работы с ними, что совершенно не удовлетворяет потребителей. В-третьих, в цифровую среду переносятся старые, "бумажные" методы работы с документами, что в корне неправильно. И, наконец, пользователи не знают, что делают разработчики и не знают, что они сами могут получить от правильно построенного электронного документооборота.

В итоге получается, что пользователи недовольны существующим положением дел в плане управления документами. Это, в свою очередь приводит к размножению локальных версий документов, к проблемам сохранности, доступа, контроля версий и множеству других. Поэтому одна из главных задач сегодня - заставить пользователя работать в среде СЭД, сохранять и находить документы в системе.

Интерфейсом к пользователю

Первый шаг на пути изменения отношения сотрудников к СЭД - разработка дружественного, интуитивного интерфейса, ориентированного на задачи различных групп пользователей.

Как рассказал CNews Андрей Линев, работа над дизайном нового рабочего места CompanyMedia началась в декабре 2009 г. "Интертраст" начинал с одной компанией, затем через 6 месяцев по ряду причин проект приостановил и возобновил уже с одним из российских лидеров в области дизайна- "Студией Лебедева". Суммарная трудоемкость по обеим частям проекта (для всех категорий специалистов: архитекторы, дизайнеры, верстальщики и т. д.) превысила 4,3 чел./лет.

Александр Савельев, заместитель генерального директора компании "Интертраст", и Владислав Пасечник, руководитель проекта от "Студии Лебедева", представили интерфейс новой CompanyMedia

Интерфейс новой CompanyMedia участникам дискуссии представили люди, непосредственно отвечавшие за его создание: заместитель генерального директора компании "Интертраст" по разработке ПО Александр Савельев и руководитель проекта от "Студии Лебедева"Владислав Пасечник.

По словам Александра Савельева, главная особенность нового интерфейса - то, что он полностью реализован в браузере, но сохраняет функциональность и скорость работы специализированного приложения (толстого клиента). Решение отойти от толстых клиентов принято исходя из целого ряда соображений. Основные - это их зависимость от платформы, что противоречит идеологии новой системы, а также сложность техподдержки на рабочих местах и обеспечения совместимости с другими программами. Впрочем, при желании заказчики могут использовать для работы в 4-й версии CompanyMedia клиентское приложение Lotus Notes, интерфейс которого не претерпит значительных изменений.

У "Студии Лебедева" уже есть опыт разработки интерфейсов, но столь крупный проект в этой области компания реализовала впервые. "Наш подход заключался в том, чтобы на этапе проектирования забыть об ограничениях, которые накладывает браузер, постаравшись сделать все задуманное на этапе разработки, - говорит Владислав Пасечник. - Мы постарались взять максимум полезного у толстых клиентов и преодолеть технологические трудности".

ИнтерфейсCompanyMedia 4, как говорят разработчики, построен на нескольких "китах". Первый из них - независимость от платформы и браузера. Второй - настраиваемость в зависимости от роли пользователя в системе. Например, заместители начальников, секретари могут при необходимости загружать профили своих руководителей и выполнять соответствующие задачи.

Еще один "кит", по мнениюВладимира Панова, главного архитектора компании, - система кейс-менеджмента (управление связанными одной задачей цепочками дел). И одной из самых интересных для пользователя особенностей интерфейса он назвал то, что теперь пользователь все время находится в контексте задачи, то есть, не покидает экран основного документа во время просмотра связанной с ним информации.

Александр Савельев, заместитель генерального директора компании "Интертраст": Главная особенность нового интерфейса - то, что он полностью реализован в браузере, но сохраняет функциональность и скорость работы специализированного приложения (толстого клиента)

Отдельная гордость разработчиков - удобный и лаконичный интерфейс мобильного рабочего места. Лаконичный потому, что рассчитан на руководителя высокого уровня, работающего на iPad. Для него главное - видеть входящие вопросы и принимать по ним решения, без разбирательств в деталях, актуальных для низовых звеньев.

После демонстрации работы системы участники круглого стола обменялись мнениями. В первую очередь они отметили высокую скорость работы нового интерфейса. Александр Савельев объяснил это тем, что разработка велась в технологии Google Web Toolkit, которая обеспечивает быстрое исполнение Java-скриптов.

Стильный интерфейс СЭД: "рюшечки" или необходимость?

Что бы ни говорили разработчики о технологических решениях, участники и зрители в первую очередь обратили внимание на красивый интерфейс и не могли не прокомментировать его.

Директор по развитию бизнеса ECM компании TerralinkАлександр Бейдерпризвал не возлагать слишком больших надежд на красоту интерфейса при адаптации пользователей в системе, поскольку сопротивление сотрудников всему новому не преодолеть с его помощью: "Если вы им нарисуете простую карточку, они скажут, что мало средств управления, если сложную - что тяжело работать. Пользователь всегда найдет аргументы, которые ему самому объяснят, почему он может не начинать работать в этой системе".

Нежелание учиться и даже саботаж - это проблема. Но начальник управления делами компании "Газпром межрегионгаз"Сергей Ивановнапомнил, что СЭД - решение для корпораций: "Желание пользователя работать в системе важно, но еще есть понятия целесообразности, необходимости, дисциплины, культуры работы с документами в организации. Красивым интерфейсом можно привлекать внимание в интернете, чтобы люди остались на том сайте, который им понравился".

Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса компании Terralink: В СЭД главное не красота интерфейса, а удобство работы, скорость, корректность нахождения информации, безопасность, надежность, масштабируемость

По мнению Александра Бейдера, в СЭД главное не красота интерфейса, а удобство работы, скорость, корректность нахождения информации, безопасность, надежность, масштабируемость. Красивый интерфейс может являться косвенным признаком того, что разработчик серьезно относится к системе. А "скучному" интерфейсу ничто не мешает быть функциональным.

"Профессионал не работает с мышкой, вместо нее он использует клавишу табуляции, потому что ему надо сделать очень много работы. Функциональный интерфейс выигрывает у красивого интерфейса, рассчитанного на использование мыши", - считает Бейдер.

Однако подавляющее большинство участников мероприятия сошлось на том, что вопросы удобства работы в системе решаются в зависимости от того, на какие категории пользователей рассчитана СЭД. Если раньше системы были нужны в первую очередь делопроизводителям, документоведам, то сейчас круг пользователей расширяется. Следовательно, для них нужно не только функциональное, но и удобное, визуально привлекательное рабочее место.

Повлияет ли новый интерфейс на продажи системы? Большинство участников считает, что да, повлияет. В конкурсах заказчики в первую очередь обращают внимание на интерфейс. На то, чтобы вникать в технологические решения, тщательно анализировать особенности архитектуры, им обычно не хватает ни времени, ни специальных знаний.

Опыт Андрея Линева также говорит о значительном влиянии качества интерфейса и юзабилити на количество устанавливаемых рабочих мест. По его словам, бывали ситуации, когда весомая функциональность системы нивелировалась непривлекательным внешним видом, что приводило к срыву контракта.

"Так как CompanyMedia- это система, изначально рассчитанная на работу десятков тысяч пользователей, требования к массовому рабочему месту являются определяющими, - сказал он, отвечая на вопрос CNews. - С одной стороны, рабочее место должно быть максимально удобным для различных категорий персонала. С другой, большое значение имеют возможности индивидуализации и персонализации пользовательского интерфейса, а также доставляемого системой на это рабочее место контента".

Что касается окупаемости CompanyMedia 4-й и 5-й версий, то выход на нее генеральный директор прогнозирует не ранее чем через 2 года. Он связывает это с большими трудозатратами на проект, которые будут "отбиваться" дольше обычного.