Организация времени и тайм-менеджерский софт

Проблема рационального использования и бюджетирования рабочего и личного времени актуальна для всех менеджеров и специалистов, стремящихся к эффективности. Если учесть тот факт, что сегодня многим из них приходится проводить большую часть за компьютером, нет ничего удивительного в том, что появляется все больше специальных программ, упрощающих задачу организации времени и планирования.

В прошлом году на E-xecutive была опубликована статья «Управление временем на Outlook: обзор задач». Сегодня поводом для продолжения темы стало предложение аудиторско-консалтинговой группы «Финэкспертиза», которая разработала для внутреннего пользования программу учета рабочего времени офисных сотрудников FET:ФинЭкспертиза-Time и решила безвозмездно поделиться полезным инструментом со всеми желающими.

Стремясь к объективности, мы пригласили в качестве эксперта генерального директора консалтинговой компании «Организация Времени» Глеба Архангельского, который высказал свое мнение относительно достоинств и недостатков нового программного продукта, а также в конце материала приводим список других программ-планировщиков. Но сначала несколько слов о программе FET:ФинЭкспертиза-Time 1.0.

__________________________________________________

Программа учета рабочего времени офисных сотрудников FET:ФинЭкспертиза-Time 1.0 работает по принципу «шахматных часов»: приступая к выполнению новой работы, сотрудник выбирает из списка название проекта и конкретной задачи в его рамках, после чего программа начинает отсчитывать время до тех пор, пока ей не будет указан иной проект или задача. Реализовано отключаемое периодическое напоминание о необходимости выбора текущей работы. Окно программы не занимает значительное пространство на «Рабочем столе» и позволяет получать информацию для определения трудозатрат, себестоимости проделанных работ и их дальнейшего планирования.

Списки проектов и задач могут редактироваться самим пользователем («индивидуальная установка») или только наделенным соответствующими полномочиями менеджером («групповая или корпоративная установка») и храниться на локальном или общем сетевом диске. Программа позволяет генерировать статистические отчеты по периодам времени, проектам или задачам, а также просматривать и редактировать протоколы записей.

___________________________________________________

Комментарий Глеба Архангельского

«Тема учета времени волнует сейчас все большее количество российских компаний. Во-первых, оптимизацией ресурса времени сотрудников начинают заниматься те, кто непосредственно это время продает - консалтинговые, аудиторские, и т.п. компании. Во-вторых, те компании, которые ищут новых преимуществ на все более конкурентных рынках. Конкурировать по цене и качеству становится все сложнее, а вот время - пока недостаточно задействованный источник конкурентного преимущества.

Одним из способов выявления ресурсов времени является хронометраж. Это, пожалуй, самый жесткий и непростой в применении из инструментов, имеющихся в тайм-менеджменте. Подробный рассказ о всех плюсах, минусах и «подводных камнях» корпоративного и личного хронометража выходит за рамки небольшого отзыва, отмечу лишь, что применять этот инструмент нужно вдумчиво и «без фанатизма».

Программ для учета времени, платных и бесплатных, достаточно много. В корпоративных проектах при внедрении хронометража я обычно рекомендую использовать MS Outlook с экспортом и анализом информации в Excel, что дает возможность очень разностороннего и многогранного анализа исходных данных. Но это требует достаточно большой подготовленности пользователей и учета многих тонкостей при внедрении системы.

Теперь о программе учета времени, сделанной «Финэкспертизой». Установив ее и открыв, я не обнаружил ничего лишнего. А это главная проблема очень многих программ для учета времени - пользователь путается в многочисленных опциях и теряет мотивацию. Здесь все просто: проекты, задачи, выдача протокола использования времени либо статистического отчета по проектам. Программа проста «до безобразия», и это ее главное достоинство.

Мне понравилось, что легко формируются отчеты - одна кнопка, и я вижу протокол, картину своего рабочего дня. Благодаря функции статистического отчета, я вижу разбивку по проектам, по задачам. Собственно, это две единственные функции, которые обе мне нравятся, потому что они «правильные». Еще одно достоинство программы - ее очень легко установить.

Могу рекомендовать эту программу для использования в ситуациях, когда не нужны тонкие и разносторонние возможности связки «Outlook + Excel», но принципиальна простота ведения хронометража для пользователей.

Если говорить о других аналогичных программах, то они, как правило, более сложны, в них больше дополнительных опций и функций. Но в действительности не важно, какой именно будет программа. Принципиальное значение имеют простота и удобство».

В заключение приводим список других программ, призванных помочь в эффективной организации времени:

• Above & Beyond (обзор программы вы можете прочитать здесь)
• MyLife Organized(обзор программы вы можете прочитать здесь)
• MindManager
• GoalMaker
• GoalPro (обзор программы вы можете прочитать здесь)
• Life Balance(обзор программы вы можете прочитать здесь)

Мария Пикалова, E-xecutive