Клуб выпускников МГУ (Московский Государственный Университет)
 

Успешное управление проектами. По мотивам тренинга «Технология прорыва» Д. Перси

Как известно чтобы достигнуть цели, необходимо ее сформулировать правильно. Как показывает практика этого не вполне достаточно. Ключевую роль в достижении цели играют взаимоотношения (relationship). Причем это могут быть взаимоотношения не только с конкретными людьми, но и с такими вещами как книги, Интернет-порталы, статьи и прочее. И чем прочнее эти взаимоотношения, тем сильнее результат.

Любую цель, личную или деловую можно представить как проект. А раз есть проект, то вступает в силу такая наука как «управление проектами» со своими законами и алгоритмами. Одним из эффективных способов создания и управления проектов я хочу поделится с Вами.

ШАГ 1:

  • Название проекта, опишите его подробно.
  • Постарайтесь наиболее точно сформулировать цель, которую хотите достичь.
  • Определите точную дату начала и завершения проекта.
  • Запишите, какие результаты Вы ожидаете увидеть после завершения проекта, наиболее развернуто.

ШАГ 2:

Определите: С кем важно установить взаимоотношения? (если эти люди действительно хотят, чтобы проект был осуществлен, шансы увеличиваются)

Это могут быть разные люди или предметы (книги, например, с помощью которых Вы сможете собрать необходимую информацию для повышения качества своей работы). Допустим, Вы опаздываете на встречу, а охрана Вас не пускает. Почему так произошло? Могут быть разные причины: например, Вы не продиктовали свою фамилию секретарю, и она не заказала на Вас пропуск. Охранник на входе для всей цепочки Вашего проекта играет малозначительную роль, но сейчас, когда он Вас не пускает и сделка срывается, для Вас это самый значительный человек.

Еще пример: компания по монтажу сооружений прописывает своим рабочим пристегиваться, когда они работают на высоте более двух метров, но рабочие в большинстве своем игнорируют этот пункт, считая двухметровую высоту не столь опасной для своей жизни. И тогда компания после нескольких предупреждений о безопасности, обратилась с просьбой к женам нерадивых работников разъяснить их мужьям, насколько опасно работать на такой высоте без страховки. Это подействовало! Компания успешно завершила проект, а процент несчастных случаев сократился до нуля.

Таким образом, чем шире круг, кто прямо или косвенно влияет на Ваш проект, и чем прочнее взаимоотношения, тем больше шансов на успешное завершение проекта. Это могут быть не только партнеры, но и Ваши жены и дети. Это также могут быть «люди на воротах», очевидные и не очевидные, случайные люди, но от которых может зависеть очень многое. Присмотритесь внимательно и готовьте список таких людей.

ШАГ 3:

Промежуточные итоги

  • 2 недели
  • 4 недели
  • 2 месяца и т.д. это зависит от Вас, это Ваш проект.

Методика здесь такая: представьте что Вы уже достигли поставленной цели, представьте что Вы уже все сделали, проект завершен. Вы на вершине пирамиды своего проекта. А теперь представьте, что Вы сделали за неделю до этого, за две недели до окончания проекта и т.д. Промежуток времени выбирается только Вами. Идем не от начальной точки к конечному результату, а наоборот, от конечной точки к началу. Этот принцип удобен с точки зрения планирования. Когда мы планируем от начала до конца, разбивка планов очень частая. Если планируем от конца в начало - разбивка будет разреженной.

ШАГ 4:

Какие системы поддержки Вам необходимы?

  • Как найти время
  • Что Вы будете отслеживать
  • Какие встречи, звонки, какой тренинг вам будет необходим
  • Что еще?

Понятно, чтобы осуществлять проект нужны и время и силы. Необходимо обозначить для себя каждый пункт. Насчет тренинга - это скорее не просто тренинг соответствующий Вашей цели, а персональный коучер, или Ваш гуру. Словом тот, к кому Вы можете обратиться за советом, консультацией, поддержкой.

ШАГ 5:

  • Кто ответственный? И за что?

Допустим, Вы решили организовать вечеринку. Чем не проект? И Вы четко знаете, что, например, Вадик знает где достать хорошее вино, а Валя может купить рядом со своим домом торт «Панчо», который очень трудно купить в Вашем районе. Таким образом, Вадик отвечает за спиртное, а Валя за торт. Вот тут мы подходим к следующему пункту:

  • 20 обращений с просьбами.

Поднимите все свои списки участвующих прямо или косвенно в Вашем проекте и обратитесь к ним с просьбами. Сколько людей столько и просьб. Не обязательно 20. Что значит просьба? Это циклическая коммуникативная структура:

«Я обращаюсь к тебе с просьбой сделать Х к моменту У».

Возможны следующие варианты:

  • Принять просьбу
  • Сделать встречное предложение
  • Выдвинуть свои условия
  • Отклонить
  • Пообещать дать ответ позже

Принимая просьбу, человек озвучивает ее

  • Делает
  • Отчитывается
  • А вы в свою очередь должны принять его отчет и поблагодарить.

Ваша просьба становится наиболее эффективной, когда работает такая коммуникативная структура: просьба - восприятие - выполнение - отчет - принятие отчета - благодарность.

ШАГ 6:

Если проект успешно завершен: Какие возможности открываются после успешного завершения проекта?

Чтобы пробить стену надо смотреть за нее. Спортсмен не останавливается сразу, как только пересекает финишную ленточку. Вы должны смотреть «за стену» и бежать дальше финишной ленточки. Дерзайте! Не останавливайтесь.

Страница сайта http://moscowuniversityclub.ru
Оригинал находится по адресу http://moscowuniversityclub.ru/home.asp?artId=2172