Успешное управление проектами. По мотивам тренинга «Технология прорыва» Д. Перси

Как известно чтобы достигнуть цели, необходимо ее сформулировать правильно. Как показывает практика этого не вполне достаточно. Ключевую роль в достижении цели играют взаимоотношения (relationship). Причем это могут быть взаимоотношения не только с конкретными людьми, но и с такими вещами как книги, Интернет-порталы, статьи и прочее. И чем прочнее эти взаимоотношения, тем сильнее результат.

Любую цель, личную или деловую можно представить как проект. А раз есть проект, то вступает в силу такая наука как «управление проектами» со своими законами и алгоритмами. Одним из эффективных способов создания и управления проектов я хочу поделится с Вами.

ШАГ 1:

• Название проекта, опишите его подробно.
• Постарайтесь наиболее точно сформулировать цель, которую хотите достичь.
• Определите точную дату начала и завершения проекта.
• Запишите, какие результаты Вы ожидаете увидеть после завершения проекта, наиболее развернуто.

ШАГ 2:

Определите: С кем важно установить взаимоотношения? (если эти люди действительно хотят, чтобы проект был осуществлен, шансы увеличиваются)

Это могут быть разные люди или предметы (книги, например, с помощью которых Вы сможете собрать необходимую информацию для повышения качества своей работы). Допустим, Вы опаздываете на встречу, а охрана Вас не пускает. Почему так произошло? Могут быть разные причины: например, Вы не продиктовали свою фамилию секретарю, и она не заказала на Вас пропуск. Охранник на входе для всей цепочки Вашего проекта играет малозначительную роль, но сейчас, когда он Вас не пускает и сделка срывается, для Вас это самый значительный человек.

Еще пример: компания по монтажу сооружений прописывает своим рабочим пристегиваться, когда они работают на высоте более двух метров, но рабочие в большинстве своем игнорируют этот пункт, считая двухметровую высоту не столь опасной для своей жизни. И тогда компания после нескольких предупреждений о безопасности, обратилась с просьбой к женам нерадивых работников разъяснить их мужьям, насколько опасно работать на такой высоте без страховки. Это подействовало! Компания успешно завершила проект, а процент несчастных случаев сократился до нуля.

Таким образом, чем шире круг, кто прямо или косвенно влияет на Ваш проект, и чем прочнее взаимоотношения, тем больше шансов на успешное завершение проекта. Это могут быть не только партнеры, но и Ваши жены и дети. Это также могут быть «люди на воротах», очевидные и не очевидные, случайные люди, но от которых может зависеть очень многое. Присмотритесь внимательно и готовьте список таких людей.

ШАГ 3:

Промежуточные итоги

• 2 недели
• 4 недели
• 2 месяца и т.д. это зависит от Вас, это Ваш проект.

Методика здесь такая: представьте что Вы уже достигли поставленной цели, представьте что Вы уже все сделали, проект завершен. Вы на вершине пирамиды своего проекта. А теперь представьте, что Вы сделали за неделю до этого, за две недели до окончания проекта и т.д. Промежуток времени выбирается только Вами. Идем не от начальной точки к конечному результату, а наоборот, от конечной точки к началу. Этот принцип удобен с точки зрения планирования. Когда мы планируем от начала до конца, разбивка планов очень частая. Если планируем от конца в начало - разбивка будет разреженной.

ШАГ 4:

Какие системы поддержки Вам необходимы?

• Как найти время
• Что Вы будете отслеживать
• Какие встречи, звонки, какой тренинг вам будет необходим
• Что еще?

Понятно, чтобы осуществлять проект нужны и время и силы. Необходимо обозначить для себя каждый пункт. Насчет тренинга - это скорее не просто тренинг соответствующий Вашей цели, а персональный коучер, или Ваш гуру. Словом тот, к кому Вы можете обратиться за советом, консультацией, поддержкой.

ШАГ 5:

• Кто ответственный? И за что?

Допустим, Вы решили организовать вечеринку. Чем не проект? И Вы четко знаете, что, например, Вадик знает где достать хорошее вино, а Валя может купить рядом со своим домом торт «Панчо», который очень трудно купить в Вашем районе. Таким образом, Вадик отвечает за спиртное, а Валя за торт. Вот тут мы подходим к следующему пункту:

• 20 обращений с просьбами.

Поднимите все свои списки участвующих прямо или косвенно в Вашем проекте и обратитесь к ним с просьбами. Сколько людей столько и просьб. Не обязательно 20. Что значит просьба? Это циклическая коммуникативная структура:

«Я обращаюсь к тебе с просьбой сделать Х к моменту У».

Возможны следующие варианты:

• Принять просьбу
• Сделать встречное предложение
• Выдвинуть свои условия
• Отклонить
• Пообещать дать ответ позже

Принимая просьбу, человек озвучивает ее

• Делает
• Отчитывается
• А вы в свою очередь должны принять его отчет и поблагодарить.

Ваша просьба становится наиболее эффективной, когда работает такая коммуникативная структура: просьба - восприятие - выполнение - отчет - принятие отчета - благодарность.

ШАГ 6:

Если проект успешно завершен: Какие возможности открываются после успешного завершения проекта?

Чтобы пробить стену надо смотреть за нее. Спортсмен не останавливается сразу, как только пересекает финишную ленточку. Вы должны смотреть «за стену» и бежать дальше финишной ленточки. Дерзайте! Не останавливайтесь.