Клуб выпускников МГУ (Московский Государственный Университет) |
Информационные инновации
Алексей Волков, компания Инфоарх
ВведениеКогда заводишь разговор об информационных инновациях, часто под этим понимают лишь IT, то есть чистые технологии - компьютеры и телекоммуникации, инструменты, которые обеспечивают бизнес нужными возможностями. Но в реальной жизни давно появились уже «новые информационные технологии», которые нацелены на упрощение работы с ежедневным потоком данных, который заливает с головой любого, кто пытается вести бизнес в современном мире. Этот уровень находится над технологиями, и затрагивает уже не столько то, с чем работают люди, сколько то, как вообще строится вся их работа. Именно поэтому так популярны стали системы управления ресурсами (ERP) и отношениями с клиентами (CRM), которые призваны хоть немного снять нагрузку, ложащуюся на менеджеров и руководителей. Но у «больших систем» (например, масштабов монстров, вроде SAP) и больших консультантов есть свои ограничения - они очень обстоятельно и радикально меняют всё устройство бизнес-процессов , а долгий срок их внедрения часто наносит непоправимый удар по компании, особенно если стратегия была выбрана неверно. Или если за время внедрения сама отрасль или рынок успели сильно измениться. Именно поэтому мы решили посмотреть на решения, которые позволяют подходить к решению информационных задач быстро, гибко и поэтапно, а также предложить читателю примерить на себя, на свой бизнес эти средства. Возможно, вас они заинтересуют и позволят по-новому подойти к информационным потокам в своём бизнесе. Для примера мы взяли три направления: дата-майнинг , управление знаниями и информационную архитектуру, и социальные сети. Сегодня они выглядят наиболее перспективно, и именно сейчас производят наибольший эффект почти на все сферы, где хотя бы в малейшей степени задействована работа со знаниями. Каждое из направлений строится на том, что уже было известно очень давно - информационная архитектура стоит на столетнем опыте библиотекарей, архивистов и классификаторов, социальные сети развивают стремление людей собираться в группы по интересам и дружеские кружки, а дата-майнинг основан на умении выделять нестандартные ситуации и исключения из цельного куска, чтобы изучить их и, возможно, извлечь из этого пользу для себя. Дата-МайнингСтатистика мало кому кажется увлекательным и интересным занятием. Подсчёт чисел, сведение значений, и работа с ворохом цифр для большинства людей выглядят довольно скучным делом. Но энтузиасты от статистики знают - стоит лишь применить к этим цифрам одно или несколько правил, научиться читать таблицы, как в твоих руках окажется мощное средство анализа. Именно этому посвящён дата-майнинг - из огромных потоков чисел и показателей программные пакеты позволяют вычленить закономерности. А закономерности - это то самое знание, которого вы нигде больше не получите, потому что никто об этом никогда не говорит и не пишет. Да, иногда эти тренды описываются в отраслевых обзорах и отчётах, но и тогда невозможно быть уверенным - насколько данные аналитика или тем более журналиста достоверны? Насколько были «подправлены» цифры и в какую сторону? Поэтому полезнее всего либо заказывать такие исследования для себя, либо производить их силами компании. Но как и для чего применить эти данные? Коммерческая разведкаСначала расскажем, для чего нужны подобные сводки. Самым частым, и в то же время самым изящным является применение ДМ для «легального шпионажа». Например, заложив в систему анализа затраты на производство, логистику, персонал, посчитав себестоимость своего продукта или услуги, и сравнив эти цифры с опубликованными цифрами конкурентов (или попытавшись оценить их, исходя из оценок агентств), можно найти либо новых поставщиков, либо новых потребителей, либо совершенно новые способы снижения издержек. Проще всего это проделать на небольших, или совершенно открытых рынках - все ключевые показатели будут опубликованы, или «широко известны в узких кругах». Но даже если цифры засекречены, то всегда можно попробовать вывести их эмпирически - по количеству складов, по наличию товара, по претензиям клиентов, по среднерыночным ценам, и т.д. По отдельности все эти цифры будут казаться вам привычными и известными, но достоинство ДМ-продуктов (и агентств, занимающихся таким анализом) именно в том, что они позволяют в привычных данных увидеть нечто совершенно новое, получить взгляд с высоты птичьего полёта. Вы не пробовали искать свой офис (завод? магазин?) на снимках аэрофотосъёмки? Открытые источники данных - в интернете или от специализированных издательств, которые ведут отраслевые базы, позволяют не только узнать, что происходит на рынке. Иногда эта информация позволяет сократить издержки, например получить скидку у поставщиков, у которых цены значительно выше, чем у конкурентов, или хуже условия, или они заставляют делать больше объём партий. Разумеется, не всегда и не везде это срабатывает, но как один из путей оптимизации бизнес-процессов такие выкладки стоит иметь в виду. Оптимизация внутренних процессовГоворя о бизнес-процессах , мы неизбежно придём к применению ДМ-методов в повседневной жизни компании. Через тот же анализатор можно пропустить бухгалтерскую отчётность и внутренние показатели эффективности по клиентам, проектам или товарным позициям. Обязательно выяснится, что на фоне ровных цифр будут то там, то здесь появляться отклонения - в зависимости от бизнеса, это будут разные графики, но именно эти отклонения от нормы и должны привлечь ваше внимание. Если должен быть сезонный всплеск продаж, а его нет, хотя в логистике и в затратах на производство или закупку он есть, то кто виноват? Менеджеры по продажам или маркетинговый отдел? А что происходит с конкурентами? Может, неправильно установлены цены? Нет какой-то важной услуги (например, доставки или настройки)? Именно сопоставление факторов позволяет максимально сократить список «возможных причин» и не перестраивать весь бизнес-процесс , а лишь править его «на лету», под требования рынка и покупателей. Часто вы даже не ищете различия в цифрах, а просматриваете графики планов и реальных показателей, сравниваете отклонение линий. И как на ладони видите, какие решения были приняты верно, а какие нужно доработать. Миф о сложностиДата-майнинг - это наложение фильтров на накопленную базу данных и изучение получившегося результата. Самое сложное здесь - увидеть этот результат, понять его. И действительно, раньше без сложных визуализаторов подступиться к горам статистических отчётов было невозможно. Но за последние несколько лет аналитические пакеты значительно упростились и стали доступнее. Часто работа с таким пакетом не сложнее, чем работа с графиками Excel, разве что возможностей больше. В качестве примера можно привести пакет Tableau [1] - он относится к таким системам, где мощность скрывается за внешней простотой. Программа предлагает не придумать самостоятельно критерии и способы представления статистики, а использовать любой из десятков видов для создания наглядных, и в то же время сложных графиков, на построение которых в том же Excel ушло несколько часов. Но даже ориентированные на более профессиональную аудиторию пакеты всегда можно при установке настроить на несколько самых популярных и востребованных выборок, которые позволят оперативно отслеживать деловые показатели. Другое достоинство таких профессиональных пакетов в том, что их можно настроить так, чтобы отклонения в закономерностях были зафиксированы в отчётах. Это позволяет при анализе данных отбросить все избыточные сведения, и сосредоточиться только на отклонениях от нормы, а значит - уменьшает время на принятие решения. Миф о дороговизнеВ самых разных источниках высказывается мнение о громоздкости, и высокой стоимости столь экзотического инструмента, как дата-майнинг . Мол, надо покупать сложное решение, нанимать дорогих специалистов, всё это встраивать в отлаженный бизнес. После этого нам стало интересно, сколько же действительно стоят предлагаемые сейчас на рынке инструменты. Немного поисков в яндексе (запросы « дата-майнинг » и “ data-mining ” практически сразу выводят на нужные сайты), сопоставление ценовых позиций, добавим ещё столько же на внедрение... В результате видим цифру в условных единицах. В зависимости от сложности и комплектации, цифра колеблется от скромных сотен за простой вариант или за одну только аналитическую систему в чистом виде, до нескольких тысяч или десятков тысяч, если возникает потребность в сложном анализе, который может принести значительный выигрыш. Подобные затраты компания средних размеров может себе позволить, включив эту сумму в общие меры по развитию бизнеса. Именно таким, устоявшимся и развивающимся компаниям, которые ещё не превратились в огромные корпорации и будут полезны дата-майнинговые инструменты, так как в начале этой статьи мы оговорились - наш задача в том, чтобы описать методы быстрой оценки и перестройки бизнес-процессов без долгой разработки и без долгого внедрения. Информационная архитектураИнформационной системой сегодня является почти всё - начиная от меню в ресторане, и продолжая информационными табло, телевизионными каналами, веб-сайтами , правовыми системами - список можно продолжать бесконечно. Этот журнал так же является информационной системой и, как и любая система, обладает структурой: информация разбита на блоки (рубрики), между рубриками существует определённые связи, и так далее. Эту систему проектировали очень тщательно для того, чтобы целевая аудитория журнала не только могла получить отвечающую их требованиям информацию, но и быстро найти любой важный фрагмент с помощью вспомогательных элементов системы - содержания, индекса статей, упоминаемых в номере персон или компаний, и т.д. Разумеется, чем сложнее информационная система - тем сложнее её проектировать и поддерживать. Подобными вопросами и занимается информационная архитектура. Информационная архитектура (ИА) - это искусство организации и представления информации удобным для целевой аудитории образом. Как правило ИА упоминают в связи с проектированием веб-сайтов , однако изначально в это понятие было заложено большее: термин «информационная архитектура» ввёл в обиход Ричард Сол Вурман (Richard Saul Wurman) в 1976 году. В начале своей карьеры архитектора Вурман заинтересовался тем, как здания, транспорт и люди существуют и взаимодействуют друг с другом в городской среде. Размышляя об этом, он пришёл к выводу, что проблемы сбора, организации и представления информации вообще очень похожи на те же проблемы, с которыми сталкивается архитектор, когда проектирует здание: архитектор должен сначала собрать информацию о том, что именно нужно тем, кто будет жить или работать в проектируемом здании, затем организовать полученную информацию и уже потом реализовать на этой основе посредством стен, полов, окон и потолков удобное и красивое здание. То есть сбор, организация и представление информации с какой-либо целью - это архитектурная задача. Мерчендайзинг - ИА, применённая к реальной жизниПостроение удобных и эффективных систем в обычной жизни хорошо видно на примере мерчендайзинга - то есть организации товаров на полках, витринах - непосредственная работа с точками продаж. Обычно мерчендайзинг считается формой маркетинга, и его задачей ставится повышение объёма продаж. Но в более широком смысле мерчендайзинг - это подстройка ассортимента и выкладки на полках под требования покупателей, чтобы они в итоге взяли именно то, что хотели бы взять. Классическим примером является анализ содержимого корзины покупателей и сопоставление того, что с чем чаще покупают (здесь, кстати, и подключается дата-майнинг ). В результате, часто выясняются такие привычки покупателей, которые с точки зрения нормальной логики выглядят странно, но легко объясняются здравым смыслом. В мерчендайзинговой мифологии есть история о том, что детские памперсы стали часто оказываться в корзине вместе с упаковкой пива. Объяснение нашлось сразу - пока ребёнок маленький, папа ходит чаще за покупками - «добывать» всё, что нужно для его семьи. А потому он берёт то, что заказано - памперсы, повседневные гигиенические средства, вроде зубной пасты или шампуней, а потом то, чего ему хочется для себя - самым распространённым выбором стало именно пиво. Кому может придти в голову свести эти два товара - пиво и памперсы, вместе? Какой покупатель сможет сказать об этом, даже если его спросить об этом? А анализ корзины, который легко проводится по кассовым отчётам, позволяет отследить такие закономерности и использовать - ведь если большая доля покупателей берёт товары именно в таком сочетании, то можно сэкономить им силы и время, поставив два товара рядом. Это давно поняли владельцы интернет-магазинов , в которых предложение списка позиций, которые берут с тем или иным товаром, стало обязательным. Организация информацииСамое интересное, конечно, это ИА на практике. Каждый из нас ежедневно проектирует информацию тем или иным способом для себя (как организован ваш ежедневник? Быстро ли вы находите там необходимые контакты, планы, мысли?), для близких (из каждой поездки люди привозят массу фото- и/или видео-записей - как вы организуете такие альбомы?), для партнёров по бизнесу (иногда для того, чтобы объяснить какую-то идею партнёрам или заказчикам нужно провести мозговой штурм, на презентации держать в уме одновременно цели аудитории, свои цели, как-то их состыковать, при этом рассказать именно столько, сколько будет необходимо и достаточно, и уложиться при этом в определённый отрезок времени) - во многом от способности правильно организовать информацию зависит успех самых разных проектов, особенно в интернете. Несмотря на то, что базовые принципы ИА просты и интуитивно используются нами в повседневной жизни, существуют и нюансы, важные в каждом конкретном случае. Информация - основной ресурс компании, который должен управляться также гибко, как время и деньги, но если для денег финансовый менеджмент уже давно отработан и придуман, то осознание необходимости в информационном менеджменте ещё только осознаётся. Потребности в таких специалистах будут только возрастать, так как сейчас доступ к информации и управление опытом и знаниями компании влияет на конкурентоспособность всё сильнее. Сейчас услугами бизнес-консультирования и разработкой решений в этой сфере занимается всего несколько небольших специализированных компаний, либо такие решения предлагаются системными интеграторами и крупными консалтинговыми агентствами, а CIO (директора по информационным технологиям) в компаниях в первую очередь отвечают за компьютерное и коммуникационное обеспечение, мало внимания уделяя собственно информационным потокам (накоплению и обороту знаний, доступу к корпоративному архиву и т.д.). Системные интеграторы, как мы уже говорили в начале, не дают нужной гибкости и пока основываются больше на техническом аспекте систем. Как следствие, уже сейчас потребляются информационные архитекторы - люди, которые сочетают в себе знание технологий с умением применить их в контексте бизнес-целей именно данной компании. Значение ИА велико. Например, мы можем потратить свои деньги и время на великолепный с точки зрения внешнего оформления веб-сайт , но если клиенты не найдут на нём то, что им нужно, самые ценные ресурсы пропадут зря. Так же и мы сами, если у нас не существует заранее сформированного плана того, куда, как и какую информацию размещать на сайте, можем положить её в не самое очевидное место. Архитектурный план веб-сайта исключает, как правило, любые накладки подобного рода. Кроме того при хорошем проектировании информационной архитектуры веб-сайта обязательно учитываются следующие моменты:
Управление знаниями компанииИнформация делится на две части - знания и оперативные сведения. «Оперативка» - это данные, которые нужны здесь и сейчас для принятия решения. От скорости принятия решения зависит победа над конкурентами. Новые технологии, более низкие или высокие цены у конкурентов, новые ниши, изменения на фондовом рынке, новые законопроекты - всё это нужно изучать, для чего создаются системы комплексного анализа. Свежая информация очень быстро устаревает, значит, она должна быть применена как можно раньше, ещё до того, как «срок годности» истечёт. Знания же - это история проектов и всей работы компании, сведения о встреченных сложностях и способах их решения. Очень часто на основе этих знаний строятся формализованные бизнес-процессы , когда компания переходит с «партнёрского» уровня на стадию стабилизации, когда количество сотрудников растёт, и их всех надо обучать тому, как в компании построено ведение дел. В таких случаях и требуется своя корпоративная «библиотека проектов». Вместо разрозненного знания, которое разбросано по разным работникам, менеджерам и исполнителям, которые были заняты в том или ином проекте, появляется единое, консолидированное хранилище информации. В него складываются лучшие решения и отработанные, отшлифованные практики. А когда это знание записано, оно гораздо проще отчуждается и копируется, то есть, этот материал может быть включён в портфель нематериальных активов компании. Ценность систем управления знаниями руководство обычно понимает, когда на рынке недостаточно квалифицированных, опытных кадров, и с уходом даже одного ценного сотрудника к конкуренту страшна будет не столько потеря клиентской базы или «рабочей головы», сколько потеря опыта и знаний, которыми этот сотрудник обладал. Этого удаётся избежать, если извлечь эти знания и информацию из памяти работников, и сделать доступной другим сотрудникам, пусть даже в неполной и несовершенной форме (как происходит в первые несколько месяцев или лет, пока компания привыкает к такому способу накопления и хранения опыта). Своя внутренняя корпоративная база знаний, дополняемая личными связями и общением с опытными сотрудниками - интеллектуальная основа компании. И очень часто оказывается, что наличие такой базы делает поиск и найм новых сотрудников гораздо проще - даже для достаточно сложных позиций достаточно взять подходящего талантливого человека, и дообучить его внутри компании - опыт многих лет работы менеджеров компании, и тех кто работает, и тех, кто уже покинул компанию, будет помогать новому сотруднику принимать решения, пока он не наберётся опыта сам. Так база знаний помогает ещё и в организации мышления уже тех, кто давно работает в данной области - записанные методы решений всегда можно просмотреть, описать для себя эффективность каждого, и отобрать наиболее подходящее в каждом случае решение. Не нужно ворошить старые документы и мучительно вспоминать, что ещё ты упустил при подготовке коммерческого предложения. Всё это закладывается в базу знаний. В итоге значительно сокращается время на частые и повторяющиеся, но не творческие задачи, которые база знаний позволяет хоть немного автоматизировать. Диалог с людьми, социальные сети и блогиРаспространение бесплатной интернет-телефонии (например, через сервис Skype [2]), электронной почты и мгновенных коммуникаций (ICQ, MSN) значительно уменьшает количество условностей, которые нужно соблюсти, чтобы с кем-то связаться или познакомиться. В форумах и досках объявлений иерархия, привычная по обычной жизни, отсутствует, символы статуса остаются снаружи. Это очень сильно повлияло на то, как люди общаются друг с другом. Коммуникации стали проще, дешевле, быстрее, и это сделало общение с клиентом и с партнёрами совсем непосредственным - всё чаще компании прибегают к личному общению с потребителем, даже на крупных рынках. Это личное общение становится залогом того. что клиент будет воспринимать тебя не только как безличного поставщика, а заведёт с тобой какие-то приятельские отношения. Такие отношения ценятся людьми подчас гораздо больше, чем чистая выгода от сделки, что позволяет не вступать в ценовую войну с конкурентами на жёстких рынках. Сейчас всё чаще говорят, что по мере увеличения темпа жизни, на средства массовой информации остаётся всё меньше времени, а это значит, что клиентов надо искать уже не в виде безличных рынков, а в виде отдельных людей. Начинается эпоха тесного общения с потребителем на всех уровнях - от топ-менеджеров , до обычных сэйлов. БлогиБлоги (сокращение от “ web-log ”) появились сначала, как размещённые на личном сайте или на сайте специальной службы персональные журналы, где автор обычно пишет о том, как он видит свою жизнь и происходящие в ней события. Некоторые менеджеры и предприниматели решили писать не просто об абстрактной жизни, а о своей компании, о том, как она развивается, что с ней происходит и куда она движется. По формату, блог, особенно принадлежащий публичной и заметной персоне, - это нечто среднее между личным СМИ, рекламным ресурсом и базой знаний. Если блог будет интересен читателям и его автор сумеет поддерживать этот интерес, то вокруг сайта также возникнет своё сообщество читателей, которые будут узнавать новости именно из блога. Сейчас всё чаще блоги создаются не только отдельными людьми, но и компаниями, которые пытаются таким образом освоить новое информационное средство и «встроиться» в новый стиль сетевого общения, который характерен тем, что пока ты интересен и заслуживаешь доверия, тебя читают, на тебя ставятся ссылки, про тебя рассказывают. Если же ты стал неинтересен, стал обманывать или огорчать своих читателей (например, откровенной рекламой или некорректными высказываниями), то о тебе быстро позабудут. Профессиональные сообществаОдним из самых известных профессиональных бизнес-сообществ в России является сайт e-xecutive .ru, который полностью посвящен теме управления компанией и наибольшую его ценность для активных менеджеров составляют не столько редакционные статьи, сколько возможность пообщаться с другими руководителями и топ-менеджерами из различных компаний, обсуждая интересующие тебя темы. Очень часто именно такие знакомства через общие темы и обсуждения становятся основой для деловых знакомств уже на уровне реальных проектов. Кто-то переходит на новое место, кто-то находит себе деловых партнёров. Общение помогает людям решать повседневные задачи и обмениваться опытом там, где нужно чужое мнение или взгляд со стороны. Социальные сетиИдея социальных сетей - связанных между собой микросообществ людей - стала популярна в интернете примерно год назад, когда люди, которые прежде сбивались в сообщества и компании спонтанно вокруг какой-либо темы или сайта, получили в своё распоряжение простые средства для поиска партнёров по самым разным критериям: по принадлежности к той или иной индустрии, по сфере бизнеса, по географическому положению или даже по хобби - список большой, и службы, которые помогают в этом, есть разные. Начало эпохи соцсетей было смазано тем, что пользователи не могли понять - что же можно получить от такой системы, которая работает лишь для того, чтобы связывать тебя с кем-то , кого ты и так хорошо знаешь. Когда у тебя есть свой круг контактов, с которыми ты прекрасно общаешься сам, тебе совершенно незачем для этого использовать чужие сервисы. Постепенно цели таких сервисов уточнялись, и появился целый класс сервисов, которые обеспечивают решение бизнес-задач , из которых собственно соцсети - самое новое, и пока лишь перспективное и развивающееся направление, расцвет которого впереди. Одним из самых заметных является сервис LinkedIn ? [3], идея которого заключается в том, что профессиональные группы создаются вокруг каждого пользователя сайта, и каждый пользователь может через свои контакты попробовать найти человека, который мог бы помочь решить нужную проблему. Этот принцип чем-то похож на обзвон знакомых или опрос их с тем, чтобы найти, кто может знать координаты нужного человека, и кто мог бы их представить друг другу. Вот именно эту задачу - взаимного представления друг другу через каких-то общих знакомых, друзей или партнёров, и решает LinkedIn ?. У всех этих сервисов - блогов, профессиональных сообществ и социальных сервисов, есть важное достоинство - связываясь друг с другом, люди обмениваются опытом и информацией, в результате чего пропадает ощущение «информационного вакуума», когда ты берёшься за какое-то предприятие или новый проект, по которому сложно найти хоть какие-то сведения кроме технических описаний. Всегда можно узнать, чем отличается реальная жизнь от сухой теории, а также быть в курсе того, как меняется ситуация. Такое накопление опыта внутри сообщества позволяет очень быстро узнавать о самых последних событиях и изменениях, параллельно с накоплением знакомств и вхождением в то или иное сообщество. Знания как бы «синхронизируются» между разными членами сообщества, и в тоже время всегда есть элемент случайности, так как никогда два разных человека не пойдут абсолютно идентичными путями - будут какие-то различиях, что-то изменится за прошедшее время. В итоге вырабатываются и общими усилиями проверяются наилучшие решения, которые каждый участник в одиночку мог бы искать и разрабатывать гораздо дольше. ЗаключениеАнализ баз данных, общение, диалог потребителя с производителем, организация знаний - всё это хорошо, но возникает вопрос: не является ли этой всего лишь новой модой? На наш взгляд - это ещё не мода, а лишь начало тренда, который сильно изменит жизнь завтра. Речь о том, что информация - это основной ресурс, где можно черпать бесконечно конкурентные преимущества, в какой бы сфере вы ни работали, идёт последние тридцать лет. Сейчас только-только появляются средства, которые позволяют работать с этим ресурсом, мощности компьютеров стали применяться для того, чтобы строить коммуникации и облегчать жизнь менеджеру и предпринимателю, и сейчас компании лишь начинают осознавать подлинный потенциал информационных инноваций. Рынки формируются очень постепенно, и выглядят совершенно не так, как прежде - связь становится бесплатной, программное обеспечение часто - тоже бесплатно, а основные затраты уходят в услуги - они становятся и прибавочной стоимостью, и товаром. Информационный рынок ещё только осознаёт себя, но те перспективы, которые он рисует перед обычным бизнесом, заставляют смотреть на инфотехнологии с плохо скрываемым любопытством - в природе людей всегда кроется желание оптимизировать, улучшить, увеличить эффективность и интересность и привлекательность своего бизнеса. Всё это раньше достигалось через гениальность руководителей и талант менеджеров, обладающих даром видеть происходящее под иным углом, нежели основная масса людей, умеющих поймать шансы и использовать возможности. Сейчас же каждая компания имеет реальный шанс сделать свой бизнес эффективнее. Технологии работы с информацией не гарантируют пробуждения гениальности, но легко снимут рутинные задачи по работе с информацией, оставив ваше время для намного более творческих задач. Общаться с вашими партнёрами и клиентами, выбирать стратегию и направление развития - никто не сможет сделать это лучше вас. Ссылки |