Юрий Куликов , ведущий специалист Инжиниринговой нефтегазовой компании

Жизнь - это цепь, а мелочи в ней-звенья.
Нельзя звену не придавать значения!!!
(м-р Фог при подготовке к путешествию-мультфильм «За 80 дней вокруг света»)

Полтора года назад закончилось внедрение информационной системы управления проектами в компании. Проект закончен, то есть цели, поставленные в начале, достигнуты. Это было настолько интересно, что у меня возникло желание написать книгу, но... более опытные люди предостерегли меня и посоветовали не спешить. А свои мысли я пока излагаю, по мере возможности, в статьях. Итак...

Готовить проект нужно тщательно! В этой фразе каждое слово является ключевым.

1. Кто вы?:

• Сотрудник давно работающий в компании, которому поручили вести проект;
• Человек, специально принятый на работу под данный проект;
• Сотрудник консалтинговой компании, выполняющей внедрение системы по договору.

Мой случай - второй. Компании необходим был менеджер с опытом внедрения Информационных систем управления проектами, и они пригласили меня на работу. Что я сделал:

2. Провел обследование процессов по проектам

В компании, строящей бизнес на проектах, это фактически все процессы компании.

3. Разработал презентацию решения (см. статью)

Очень полезно, особенно, если существует конкурс на лучшее решение. Только, если вас еще не взяли на работу, будьте осторожны, возможно, конкурс проводится специально для сбора вариантов решений, так сказать, «Помощь зала». Оставляйте информацию о способах достижения цели недосказанной, и в то же время, понятной на уровне руководства.

4. Составил техническое задание, чтобы:

• Отразить результаты обследования бизнес-процессов;
• Задокументировать цели проекта;
• Согласовать предлагаемые способы, сроки достижения цели;
• Иметь общее представление с руководством о результатах проекта. Чем тщательные вы опишите критерии успеха, тем легче вам будет завершить проект.

5. Спланировал и провел мозговой штурм на выявление рисков проекта

Это помогло выявить антирисковые мероприятия, которыми вы дополните свой календарный план.

6. Распечатал календарный план (график) проекта

Календарный план был распечатан с фамилиями назначенных на работы людей на плакате и завизирован у генерального директора. Рекомендую всем повесить его в своем кабинете или на входе в компанию. Продумал систему ежедневной актуализации. Любой проходящий мимо графика видел, что на сегодня должно быть сделано, где мы отстаем, по чьей вине и прогноз на будущее.

7. Разработал и согласовал устав проекта, где:

• Конкретизировал цель проекта;
• Описал состав команды проекта, полномочия, обязанности, функции (здесь помогли результаты анализа бизнес-процессов);
• Как и посредством чего будет осуществляться взаимодействие на проекте (коммуникации - о том, как я применял коммуникационные возможности Microsoft Project Server на IT-проекте, планирую описать в отдельной статье). Должен признаться, что на своем проекте я проводил эксперимент. Коммуникации проекта основывались на макете внедряемой системы, это позволило окунуть людей в практику. Они чувствовали необходимость в знаниях, которые даются на теоретических занятиях. (Своеобразная система погружения в новую IT-систему). Заместители генерального директора (самая тяжелая и вечно занятая неуправляемая категория) были вынуждены включать свои компьютеры и изучать на практике Microsoft Project Server, потому что на вопросы о ходе внедренния получали ответ: «Посмотрите на Project-server'e». После этого желающих проходить обучение было много.

8. С первого дня вел дневник проекта

Microsoft Project Server позволял составлять ежедневные отчеты самому и затребовать отчеты от участников проекта по форме :

• Что сделано;
• Что должно быть сделано;
• Корректирующие мероприятия;
• Планы на следующий период.

Свои отчеты адресовал руководству компании. Так же документировал вопросы к исполнителям, используя закладку «Вопросы». Вопросы сохранялись в базе данных и удалить их потом не мог даже я, а руководство видело, (если хотело) ход проекта, проблемы, находясь даже вне офиса.

9. Подготовил проект приказа на начало проекта и подписал у генерального директора

В приказе я был назначен менеджером проекта, а участникам были определены их роли.

После утверждения и согласования всех вышеперечисленных документов с руководителями подразделений (последнее очень важно). Для каждого участника (ресурса) распечатал список его задач на проекте с указанием даты начала, окончания и коллег по задаче.

Список подписал я сам как менеджер проекта и непосредственный руководитель ресурса. Списки были распечатаны в двух экземплярах. Исполнители ознакомились с задачами и расписались. Один экземпляр оставил у себя, и вам советую поступить так же - не пожалеете. Дополнительную информацию вы можете получить из следующих статей и на моем сайте.